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Eventmanagement für den Verein Interkomm


Viele Regionsvertreter.innen ließen es sich nicht nehmen, am Botschaftertreffen des Waldviertels dabei zu sein

 Am 14. September 2017 ging das 3. "Wohnen im Waldviertel"-Botschaftertreffen mit rund 200 Gästen erfolgreich über die Bühne. Im Auftrag des Vereines Interkomm kümmerten wir uns um die Event-Planung und Durchführung. Ebenso waren wir für inhaltliche Impulse und die Moderation des Abends verantwortlich.

Worauf man bei Eventplanung achten sollte

Es hat uns sehr viel Spaß gemacht, eine so spannende Veranstaltung von "A bis Z" zu planen und durchzuführen. Sozusagen von A wie "Ablauf festlegen" bis Z wie "Zusperren der Eventlocation" kurz nach Mitternacht. Die Liste der zu organisierenden Dinge war lang und das Budget war fixiert.

Zu allererst gab es ein paar grundsätzliche Entscheidungen vor der Veranstaltung zu treffen, wie beispielsweise den Termin, das konkrete Ziel und das Motto des Events festzulegen und - was ebenfalls sehr wichtig ist - einen geeigneten Ort und die konkrete Location auszuwählen. Das Zielpublikum war in unserem Fall klar, nämlich die Botschafter-Community und alle am Thema Interessierten.

Anschließend wurde der Ablauf bzw. die Eventdramaturgie festgelegt und mit dem Verein Interkomm abgestimmt. Um die richtigen Firmen bzw. Lieferanten für die Technik (Licht und Ton), das Buffet, die Deko, die Fotografie, die musikalische Untermalung, etc. auszuwählen und danach auch gut anzuleiten, waren viele Treffen und Besprechungen nötig. Licht- und Tontechnik, Dekoration, Saalplan und Bestuhlung sind jedenfalls wesentliche Punkte für das Gelingen eines Events.

Außerdem wurden Referenten und Interviewgäste ausgewählt und gebrieft, etliche logistische Herausforderungen gemeistert und - nicht zu vergessen - die Marketingarbeiterledigt.

Am Tag der Veranstaltung sorgten wir für einen reibungslosen Ablauf und kümmerten uns um den Gästeempfang und die -versorgung, die Logistik, den letzten Technik-Check usw. Wir waren sehr bemüht, dass sich die Gäste auf der Veranstaltung wohlfühlten und alles perfekt aussah und ablief.  Auch zu diesem Zeitpunkt gibt es noch eine Unmenge von Details, an die man denken muss.

Als Event- und Einlass-Management Tool wurde eyepinX genutzt. So konnten Gäste wie Andreas Schwarzinger ganz einfach via Scan einchecken und erhielten in Sekundenschnelle ein Namensschild.

Mag. Nina Sillipp führte die Teilnehmer durch den Abend, erläuterte die Ziele von „Wohnen im Waldviertel“ seit 2009 und betonte die Bedeutung der Zusammenarbeit in der Regionalentwicklung.

Josef Wallenberger brachte Fakten und Beispiele zu den Themen Bevölkerungsentwicklung, Wanderungsbewegungen, veränderte Wohnbedürfnisse, Mobilität der Zukunft und Perspektiven am Arbeitsmarkt.

Noch ein kleiner Rat zum Schluss

Je nach Art der Veranstaltung sollten Sie sich ein ganz genaues Bild davon machen, was Sie mit Ihrem Event erreichen wollen und was Sie für die Durchführung Ihres Events benötigen.

Um einen Event erfolgreich und zielgerecht durchzuführen, empfiehlt es sich, nicht einfach drauf los zu starten, sondern ausreichend Zeit in ein Veranstaltungskonzept zu investieren.

Wichtig ist, ein klares Ziel und die eigene Zielgruppe zu definieren, um Konzeption, Programm, Werbemitteleinsatz, Wording etc. in die richtige Richtung zu lenken. Sowohl während der Planung, als auch während der Durchführung sind Checklisten ein empfehlenswertes Hilfsmittelt bei dieser umfassenden Arbeit. 

Feststeht, es braucht nicht nur Organisationstalent und EntscheidungskompetenzFlexibilität und StressresistenzKreativität und Energie, sondern auch Leidenschaft, um ein großes Event vom ersten konzeptionellen Gedanken bis zum letzten Schritt der Nachbearbeitung zu begleiten. 

Das "Wohnen im Waldviertel"-Botschaftertreffen

"Wohnen im Waldviertel" ist eine Initiative des Vereines Interkomm, die seit 2009 daran arbeitet, die Vorzüge des Lebensraumes Waldviertel aufzuzeigen und zu bewerben. Unser Team begleitet die 56 Gemeinden schon seit der Erstellung der Machbarkeitsstudie im Jahr 2008. Bis heute sind wir für die  Umsetzung und Weiterentwicklung des Gesamt-Projektes verantwortlich. 

Im Rahmen der Werbe- und Imagekampagne setzen wir auf einen bunten Marketing-Mix. Neben klassischen Werbeaktivitäten und Online-Marketing-Maßnahmen sind auch"Waldviertel-Botschafter.innen" maßgeblich daran beteiligt, die alten Bilder des Waldviertels aufzubrechen. 

Diese „Botschafter-Community“ wurde 2011 gegründet, um möglichst vielen Menschen die Vorteile des Wohnstandortes Waldviertel näherzubringen. Je mehr Menschen über das Waldviertel reden, desto besser, denn persönliche Empfehlungen sind die besten Werbeträger! Mittlerweile engagieren sich mehr als 850 Botschafter.innen in ihrem privaten und beruflichen Umfeld. 

 

Ziel des diesjährigen Botschaftertreffens war es, die vielen Menschen und Organisationen, die sich für den Wohnstandort Waldviertel engagieren, zusammenzubringen und einen Meinungsaustausch sowie ein NewsUpdate zu ermöglichen. 200 Gäste nahmen diese Gelegenheit wahr und kamen in die Stadthalle nach Schrems. Auch die Landesräte DI Ludwig Schleritzko und Ing. Maurice Androsch waren mit dabei.

Das Interesse an "Wohnen im Waldviertel" ist ungebrochen. Unter den vielen Gästen des Botschaftertreffens 2017 waren auch die Landesräte Schleritzko und Androsch.