Kooperations-Werkzeuge

Gleich vorweg ein paar Tipps, die Sie beim Einsatzsolcher technischer Hilfsmittel beachten sollten.

Auf Kompatibilität achten

Voraussetzung ist, dass Sie mit Ihren Partnern die technische Plattform absprechen, das heißt, Sie einigen sich auf untereinander kompatible Hardware und Software. Passiert das nicht, dann kommt es mit hoher Wahrscheinlichkeit zu Inkompatibilitäten und technischen Pannen und damit ist Ärger vorprogrammiert.

Anwendungskompetenz sicherstellen

Ganz wichtig ist auch zu klären, wie gut Sie selbst und Ihre Partner mit den Hilfsmitteln umgehen können. Ein Werkzeug kann noch so gut sein; wenn Sie es nicht beherrschen oder Ihnen die Bedienung nicht liegt, werden Sie es nicht oder falsch verwenden. Möglicherweise schadet es dann mehr, als es nützt. Planen Sie gegebenenfalls Schulungen ein.

Achten Sie speziell darauf, ob es unter Ihren Partnern sogenannte „Plattformverweigerer‘‘ gibt. Eine Facebook-Gruppe ist beispielsweise sinnlos, wenn einer der Partner es kategorisch ablehnt, sich bei Facebook anzumelden.

Persönlichen Kontakt planen

Noch etwas sollten Sie bedenken: So gut diese Hilfsmittel auch sind; sie ersetzen nicht die persönlichen Beziehungen. Verlassen Sie sich daher nicht zu sehr auf die Technik. Planen Sie ausreichend persönliche Kontakte und Treffen ein.

Im Folgenden sind einige technischen Hilfsmittel beschrieben, die sich in der Praxis bewährt haben.

E-Mail

Das E-Mail hat den Vorteil, dass es fast jede/r hat und anwenden kann. Es ist nach wie vor ein etablierter Kommunikationsstandard, ist günstig und schnell. Ein E-Mail kann man lesen, wann gerade Zeit ist, auch von unterwegs. Es wird im Normalfall mehrmals täglich „abgeholt‘‘ und meist noch am selben Tag beantwortet, vor allem, wenn dies Teil der „Etikette‘‘ im Netzwerk ist. Mit dem E-Mail können auch Dateien verschickt werden, wenn auch nur in begrenzter Größe. Somit ist der Anhang zum E-Mail der schnellste Weg des Dateienaustausches.

Auf der Seite der Nachteile steht, dass viele Menschen schon viel zu viele E-Mails bekommen und mit dieser Flut nicht mehr fertig werden. Sie schaffen es einfach nicht mehr, die vielen Mails zu lesen, geschweige denn zu beantworten. Sie verlieren die Übersicht über ihre digitale Kommunikation.

Das E-Mail ist auch nur bedingt für den Dialog geeignet. Bei jeder Antwort wird das bisher Geschriebene als Anhang mitgesendet. Schon nach ein paar mal hin- und her mailen wird die Kommunikation unübersichtlich.

Ein unverzichtbarer Grundbestandteil unserer digitalen Kommunikation ist das E-Mail allemal. Besteht aber ein hoher Bedarf an Dialog, sollten sie lieber auf andere Werkzeuge setzen.

Mailingliste

Bei einer Mailingliste wird ein an eine bestimmte Adresse geschicktes E-Mail automatisch an einen vorher definierten Empfängerkreis verteilt. Das ist sehr effizient und bequem, wenn man oft Informationen an alle Partner verteilen möchte. Die Mailingliste ist besonders bei Netzwerken mit vielen Partnern interessant. Für einen Dialog ist die Mailingliste nur bedingt bis gar nicht geeignet.

Diskussionsforen

In einem Internet-Diskussionsforum können schriftliche Diskussionen geführt werden. Es können Fragen von jedem Netzwerkteilnehmer gestellt werden und die Antworten folgen meist prompt von den Partnern, die eine Lösung anbieten können. Diese Form der Diskussion bleibt dokumentiert und ist für alle Teilnehmer nachvollziehbar.

Technisch gibt es dafür viele Möglichkeiten. Es gibt spezialisierte Software (auch kostenlos), die man auf eigenen Servern installieren kann. Man kann aber auch die Gruppenfunktion bestehender sozialer Netzwerke wie Facebook oder Google+ dafür verwenden. Diese können so eingestellt werden, dass nur dazu Befugte die Inhalte sehen können.

Internet-Foren eignen sich speziell für schriftlich geführte, ausführliche Dialoge und Diskussionen. Sind diese im Rahmen Ihrer Kooperation abzusehen, sollten Sie sich überlegen, dieses Werkzeug einzusetzen.

Web-Meetings

So werden Treffen im Internet genannt. Diese Form der Kommunikation eignet sich besonders für Partner, die sich nicht oft treffen können - aus Zeitgründen oder aus Gründen der räumlichen Distanz. Die Partner vereinbaren einen Termin. Mit der richtigen Technik (audio-visuelle Computerausstattung) können die Teilnehmer miteinander reden und sich via Bildübertragung auch sehen. Die Ergebnisse der Besprechung werden schriftlich dokumentiert und ausgetauscht.

Der De-facto-Standard für kleinere Webmeetings ist derzeit Skype. Immer beliebter wird Google-Hangouts, weil es mehr Funktionen bietet. Es gibt aber auch Anbieter spezieller Meeting-Plattformen. Mit ihnen kann man sich in größeren Gruppen (mehr als 10 Personen) treffen und sie bieten spezielle Funktionen wie zum Beispiel das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten sowie praktische Moderationswerkzeuge an.

Ein Wiki ist eine Art Online-Lexikon. Das bekannteste Beispiel dafür ist Wikipedia. Ein Wiki eignet sich besonders dazu, Fachwissen einem großen Kreis an Personen zugänglich zu machen. Es wird auch immer mehr für Dokumentationen eingesetzt und ersetzt somit Handbücher. Das Besondere ist, dass die Fachartikel gemeinsam bearbeitet werden können.

Filesharing-Plattformen

Müssen Sie mit Ihren Partnern immer wieder viele oder große Dateien austauschen, dann sollten Sie den Einsatz einer Filesharing-Plattform in Erwägung ziehen. Mit dieser fällt das Austauschen von Dateien besonders leicht. Einige Systeme bieten auch Zugang via Smartphone-App. Wenn Sie den großen Anbietern solcher Systeme nicht vertrauen: Es gibt auch gleichwertige (und sogar kostenlose) Software-Pakete (z.B. Owncloud, Seafile), die Sie auf eigenen Servern installieren können.

Webseite oder Blog

In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, eine Webseite für die Kooperation zu erstellen. Vor allem wenn zu den Zielen der Kooperation Internet-Marketing oder E-Business (Geschäftsabschlüsse via Internet) gehören, ist eine Webseite unabdinglich.

Ein Blog ist das Mittel der Wahl, wenn alle Partner regelmäßig und in kurzen Zeitabständen Neuigkeiten über die Kooperation verbreiten wollen.

Kollaborationsplattformen

Ist es abzusehen, dass Sie im Rahmen der Kooperation mit Ihren Partnern sehr eng zusammenarbeiten müssen? Wird es großen Abstimmungsbedarf, viel Kommunikation und häufigen Informationsaustausch geben?Dann könnte eine Kollaborationsplattform für Sie sinnvoll sein. Es handelt sich dabei um internetbasierte Programme, die viele nützliche Werkzeuge - meist perfekt aufeinander abgestimmt - anbieten. Diese variieren je nach Schwerpunkt der einzelnen Plattformen. Einige Beispiele solcher Werkzeuge sind: Projektverwaltung, Todo-Listen, Wiki’s, Chat, Diskussionsforen, Fehlermanagement, Zeiterfassung, Dateiablage, Terminmanagement, Abstimmungen.

Es gibt unzählige solcher technischer Hilfsmittel - auch kostenlose und dennoch gute. Für die Sichtung, Bewertung und Auswahl sollten Sie sich daher genügend Zeit nehmen. Lassen Sie sich aber nicht von der Funktionsvielfalt einiger dieser Systeme blenden. Erfahrungsgemäß werden Sie nur wenige Funktionen wirklich brauchen. Überlegen Sie sich daher gut, was Sie wirklich benötigen und entscheiden Sie sich für jenes System, das diese Funktionen am Besten beherrscht. Falls Sie sich selbst nicht damit beschäftigen wollen: Vielleicht will es einer Ihrer Partner? Zu Not können Sie Spezialisten zu Rate ziehen.

Datensicherheit beachten!

Bei der Auswahl solcher Werkzeuge sollten Sie sich immer fragen, wie wichtig Ihnen die Datensicherheit ist. Wollen Sie volle Kontrolle über die Daten haben, dann müssen Sie die Systeme auf eigener Hardware installieren und betreiben. Ansonsten können Sie auch auf externe Anbieter zurückgreifen. Das heißt nicht unbedingt, dass Ihre Daten dort weniger sicher sind. Es macht aber beispielsweise einen großen rechtlichen Unterschied aus, ob die Daten auf einem Server in den USA liegen oder auf einem in Österreich oder Deutschland.

Autor: Ewald Brunmüller 

Mehr zum Thema "Kooperationen - Gemeinsam erfolgreicher" finden Sie in der Grenzland News Ausgabe 21, die wir für die Niederösterreichische Grenzlandförderungsgesellschaft (NÖG) erstellt haben.