Treffen der Waldviertel-Botschafter:innen

Am Donnerstag, den 29. September 2022 fand das Treffen der Waldviertel-Botschafterinnen und Botschafter am campus Horn statt. Rund 130 Gäste folgten der Einladung des Vereines Interkomm.

Die bunte Mischung an Menschen bildeten die Kompetenzen und Interessen der Region wunderbar ab. Auch Landesrat Ludwig Schleritzko war unter den Gästen. Die Stimmung war großartig, Erfahrungen wurden ausgetauscht und es wurde auch noch lange nach dem offiziellen Teil weiter diskutiert.

Der Sommer 2022 stand ganz im Zeichen der Planung und der Durchführung des Botschaftertreffens 2022.

Zu Beginn der Vorbereitungsarbeiten gab es einige grundsätzliche Entscheidungen zu treffen, wie beispielsweise den Termin, das konkrete Ziel und das Motto des Events sowie die geeignete Eventlocation.

Das Zielpublikum war klar, und zwar die Botschafter-Community und alle am Thema und an der Region Interessierte. 

Die Erstellung einer umfassenden Gästeliste und einem dahinterliegenden Adressdatensatz sowie die Konzeption der Einladung und deren Aussendung waren wichtige Meilensteine in der Vorbereitung. 

Anschließend wurde der Ablauf im Detail festgelegt, das Catering ausgewählt und Angebote für Musik und Fotografie eingeholt, bewertet bzw. nachverhandelt und beauftragt. Außerdem wurden Referent und Interviewgäste ausgewählt.

Die Projektpartner wurden eingeladen, die Veranstaltung für Werbezwecke zu nutzen. 

Als Event- und Einlass-Management Tool wurde eyepinX genutzt. Das Eventmodul wurde gebucht, um zum einen das Einladen der Gäste, den Anmeldevorgang, die Erstellung der Gästeliste etc. möglichst unkompliziert und zeitsparend abwickeln zu können. Zum anderen, um die Gäste vor Ort ganz einfach via Scan einzuchecken und ihnen (in Sekundenschnelle) ein ausgedrucktes Namensschild zur Verfügung stellen zu können, welches das Netzwerken maßgeblich erleichterte.

Für die Bewerbung des Events und die reibungslose Anmeldung der Gäste wurde eine Landingpage im Wohnweb Waldviertel unter www.wohnen-im-waldviertel.at/botschafter/botschaftertreffen sowie ein Anmeldeformular via Eyepin erstellt. 

Außerdem wurden nach Überarbeitung eines Templates (Newsletter-Vorlage) mehrere Newsletter vorbereitet: Nach dem ersten Terminaviso im „Wohnen im Waldviertel“-Newsletter im August 2022 wurde am 1. September 2022 ein Save-the-date-Mail versandt. 10 Tage später folgte - nach postalischem Versand - die Einladung per Newsletter. Weitere 10 Tage später wurde eine zweite Einladung an jene Personen aus dem Adressverteiler versandt, die sich bis dahin weder an- noch abgemeldet hatten. Am Tag vor dem Botschaftertreffen erhielten alle Angemeldeten einen Reminder mit ihrem persönlichen QR-Code als Eintrittskarte sowie Hinweisen zu den Parkmöglichkeiten am Areal rund um den campus.

An diesem Tag fanden alle Vorbereitungen vor Ort am campus Horn statt. Referat von Josef Wallenberger und Moderation von Nina Sillipp erhielten ihren Feinschliff.

Am Tag der Veranstaltung sorgte unser Team für einen reibungslosen Ablauf und kümmerte sich um den Gästeempfang und die -versorgung, die Logistik, den letzten Technik-Check usw. Dabei waren wir natürlich sehr bemüht, dass sich die Gäste auf der Veranstaltung wohlfühlten und alles gut aussah und ablief.

Die letzten Gäste verließen gegen 00:30 Uhr die Location! Und wir waren glücklich über den guten Verlauf und die gute Stimmung während des Events!